Ketika sebuah suratkabar nasional tidak mampu terbit; ketika telepon, internet, listrik, transportasi dan berbagai kebutuhan primer bisa terputus lebih dari delapan jam; ini salah satu indikasi diabaikannya emergency plan oleh pemerintah DKI, bahkan juga oleh berbagai perusahaan modern yang bertaraf internasional.
Tak seorang pun mengharap terjadinya bencana —apalagi terjadi pada keluarga, teman, maupun pada usaha dan bisnisnya. Namun bencana dapat terjadi pada siapa saja, kapan saja, di mana saja. Anda dan seluruh karyawan kantor tiap saat bisa saja harus menyelamatkan diri pada saat-saat yang tak terduga. Pemerintah pun tak bisa menangani semuanya dalam waktu dan kondisi yang amat terbatas.
Ancaman bencana bagi kantor, klien, pelanggan, juga publik di lingkungan Anda bisa berupa: kebakaran, banjir, gempa bumi, ledakan, gas, dll. Jarang sekali orang mampu berfikir jernih dan logis dalam suatu krisis. Karena itu langkah-langkahnya perlu dirinci jauh-jauh hari sebelumnya�.
Jika potensi bencana sudah teridentifikasi, perlu diperkirakan pengaruhnya terhadap karyawan, bagaimana respond manajemen. Skenario terburuk perlu dibrainstorm. Apa saja yang harus dilakukan.
Emergency Action Plan di kantor perlu disusun bersama, didesain sesuai dengan lingkungan kantor dan potensi bencananya. Minimal mencakup cara-cara melaporkan bencana; prosedur evakuasi; denah lantai; peta lingkungan; area pengungsian. Jangan lupa daftar nama, jabatan, departemen, telepon masing-masing di dalam dan di luar kantor guna penyampaian info dadakan mengenai tugas dan tanggungjawabnya.
Perlu dirinci prosedur bagi mereka yang sebelum evakuasi bertugas mematikan mesin, mengoperasikan alat pemadam api, atau melakukan hal-hal lain yang tidak terlaksana secara otomatis ketika alarm berbunyi; tentukan siapa yang bertugas sebagai penyelamat dan tenaga medis. Pertimbangkan cara menyiapkan tempat pengungsian serta sistem absensi setelah evakuasi.
Perhatikan juga sistem alarm; bagaimana mengembangkan kebijakan dan prosedur evakuasi; apa saja yang mengkondisikan hingga langkah evakuasi harus diambil; apa saja peran koordinator dan satgas evakuasi; bagaimana menentukan rute dan pintu-pintu keluar; bagaimana rancangan operasi penyelamatan; tenaga medis seperti apa yang dibutuhkan.
Peran yang harus dijalani karyawan dalam emergency action plan perlu ditentukan; jenis pelatihan apa; seberapa sering harus dilakukan. Peralatan apa saja yang dibutuhkan; bagaimana menentukan dan memilihnya; dengan siapa harus berkoordinasi dalam penyusunan draft emergency action plan dan sebagainya.
Konsultan terbaik adalah Palang Merah Indonesia dan Search and Rescue (SAR), teleponnya ada di halaman sebelah. Jika belum cukup, mengapa tidak mengadopsi berbagai emergency action plan yang sudah teruji dan bertebaran gratis di situs-situs palang merah mancanegara?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar